2.3 メーリングリスト
2.3 メーリングリスト
2.3.1 メーリングリストの概要
メーリングリストとは、複数のメールアドレスに向けて一斉にメールを配信する機能のことです。
たとえば、組織内の｢営業担当｣ ｢開発担当｣ といったチームに対して それぞれメーリングリストを作成し、そこに該当するメンバー全員のメールアドレスを登録すると、１つのアドレスにメールを送信する操作で、登録メンバー全員に向けてメールを送信できます。
本サービスでは、管理者さま、またはドメイン管理者さまの方がコントロールパネルにログインすると、メーリングリストの管理機能を ご利用いただけます。
本サービスで作成できるメーリングリストの概要は以下になります。
| 基本機能 | |
|---|---|
| 作成できるメーリングリスト数 | 最大300件 |
| メーリングリストに登録できるメンバー数 | 最大1000メールアドレス |
| 送信可能なメールのサイズ | 添付ファイルを含めて、最大約5MB |
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|---|
| ・メーリングリストのメンバーにメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。 |
2.3.2 メーリングリストの作成
メーリングリスト機能をご利用になるには、メーリングリストの作成とメンバー登録の２つの設定が必要となります。以降で設定手順についてご説明します。
1. コントロールパネルのホーム画面より、[メールサーバー]をクリック後、[メーリングリスト]をクリックします。
2. メーリングリストの作成画面が表示されますので、[新規作成]ボタンをクリックします。
3. 各入力項目が表示されますので、下記の入力規則に沿って入力してください。
①メーリングリスト名
登録するメーリングリスト名を入力します。
【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z) 、半角の数字、(0-9) 、一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字
②件名のプレフィックス
メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に追加される文字列を指定します。
【使用できる文字種】
半角英数字(a-z, A-Z, 0-9) ，半角記号(# [ ] / < >を除く) 最大64文字
③通し番号の表示
このチェックボックスを ON に設定すると、メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に｢通し番号｣ を付与します。
｢通し番号の表示｣ で、通し番号を表示しない場合でも、番号のカウントは実施されます。
④投稿可能なメンバー
メーリングリストへの投稿を許可する送信者を指定します。
・メンバーであれば誰でも投稿可能
メーリングリストに登録されているメールアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。
・管理者に承認されたメンバーのみ
登録済みのメールアドレスで、｢許可された投稿者｣ に指定されたメールアドレスのみ、メーリングリストへの投稿が可能になります。
・メンバーにかかわらず誰でも投稿可能
メーリングリストへの登録状況や権限の付与に関係なく、あらゆるアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。
※ 投稿権有りのメンバーを追加、もしくは既存メンバーの権限を投稿権有りに変更すると、メーリングリストの設定が「メンバーのみ送信可能」に変更されます。また、この状態で追加したメンバーに投稿権を付与すると「メンバーにかかわらず誰でも投稿可能」に変化します。
⑤メールの返信先
メーリングリストから配信されたメールの返信先を選択します。
・メーリングリスト名
メーリングリストが指定されます。
・送信者
メーリングリストへの投稿者が指定されます。
・特定のアドレス
プルダウン横のテキストボックスに入力されたメールアドレス宛に送信されます。
【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z) 、半角の数字、(0-9) 、一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字
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| ・メーリングリスト名は、登録済のユーザーIDと重複して作成することはできません。 ・メーリングリスト名に英大文字を使用することはできません。 ・件名のプレフィックスを空欄にすることはできません。 |
4. メーリングリスト管理画面に、作成したメーリングリストが表示されます。
続けてメーリングリストに投稿されたメールを受信する[メンバー]を登録する為、[メンバー]ボタンをクリックします。
5. ｢メンバー設定｣ 画面が表示されます。
｢メンバー(メールアドレス)の登録] に登録したいメールアドレスを入力します。また[投稿権をつける]は必要な場合にチェックを入れて、[登録]をクリックします。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| メールアドレスの入力 | メールアドレスを入力し、｢追加｣ をクリックすると、該当のメーリングリストにメールアドレスが追加できます。 ｢投稿件の付与｣ にチェックを入れると、追加するメールアドレスに｢許可された投稿者｣ の権限を付与することができます。 【使用できる文字種】 半角英字(a-z) ，半角数字(0-9) ，一部の半角記号( _ – .) 最大64文字 |
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| [投稿権]とは メーリングリストを作成いただく際に、投稿可能なメンバーの項目で[管理者に承認されたメンバーのみ]に設定されている場合、メンバー登録の際に[投稿権]を付与した場合のみ、メーリングリストへの投稿が可能となります。投稿権が付与されていないメールアドレスからメーリングリストに送信された場合は送信元にエラーが返ります。 |
６. [受信者が追加されました。] と表示され、[メンバー(メールアドレス]欄に登録したメールアドレスが表示されましたら完了です。
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| ・メールアドレスを登録される際に、メールがループしないようご注意ください。 ループとなった場合、エラーとなり正しく送信されない可能性があります。 ・メーリングリストの中にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。 ・登録するメールアドレスはお間違えのないように入力ください。 |
2.3.3 メーリングリストの設定変更
1. コントロールパネルの [メーリングリスト] から設定変更を行うメーリングリストの [設定] をクリックします。
2. メーリングリストの編集画面が表示されますので、設定を変更してください。各項目の内容については、｢2.3.2 メーリングリストの作成｣ をご参照ください。
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|---|
| 一度作成されたメーリングリストの名前を変更することはできません。該当のメーリングリストを削除の上、再作成が必要です。 |
2.3.4 メンバーの編集
投稿権の編集・メンバーの削除
1. コントロールパネルの [メーリングリスト] から設定変更を行うメーリングリストの [メンバー] をクリックします。
2. メンバーリストの項目の[投稿権をはずす]、または[投稿権をつける]をクリックすると投稿権を変更できます。
メンバーの削除
メンバーリストの項目で[削除]ボタンをクリックするか、チェックボックスで複数のメンバーを選択して一括削除ができます。
2.3.5 メール不達時の動作
メールアドレスの登録ミスや削除などにより、メーリングリストの受信者に対して正常にメールが送信されない場合、メーリングリストの受信メンバーから該当アドレスが自動的に停止されます。
アドレス停止の流れ
メール送信時に失敗した場合は、その回数をカウント、一定数に達した場合該当アドレスへの配送を一時停止し、警告メールを7日おきに3回送付します。
停止アドレスの復元について
アドレスの一時停止時、コントロールパネルのメンバーリスト画面には｢一時停止中｣ の文字が表示されます。
該当アドレスを復元にするには、以下いずれかの作業を実施してください。
[1] 受信者による作業
該当アドレス宛に送付された警告メールに対し、件名や内容を変更せずにそのまま返信します。
※この方法は、受信者が警告メールを受信できた場合のみ可能です。
＜例) 警告メール内容サンプル＞
onlineshopメーリングリストでの会員権が、一時的に停止されています。
停止解除の操作を行わなければ, このリストからのメールは受け取れません。 あと3回これと同じ通知を発送しますが、それ以降は退会措置をとらせていただきます。
停止を解除するには、このメールに返信 (ただし, Subject: 行は変更しないでください) してください。
問題や質問があれば, リスト管理者宛にご連絡ください。
[2] 管理者による作業
コントロールパネルの｢受信者リストの編集｣ 画面より、該当メールアドレスをいったん受信者から削除した後再登録してください。
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| 受信者の一時停止時とメンバー削除時には、管理者宛にメールで通知されます。 |