2.3 メーリングリスト

2.3 メーリングリスト

2.3.1 メーリングリストの概要

メーリングリストとは、複数のメールアドレスに向けて一斉にメールを配信する機能のことです。

たとえば、組織内の「営業担当」「開発担当」といったチームに対して、それぞれメーリングリストを作成し、そこに該当するメンバー全員のメールアドレスを登録すると、1つのメールアドレスにメールを送信する操作で、登録メンバー全員に向けてメールを送信できます。

メーリングリストの図

※ メーリングリストの管理は、管理者がコントロールパネルで行います。

本サービスで作成できるメーリングリストの概要は以下になります。

基本機能
作成できるメーリングリスト数 最大5件
メーリングリストに登録できるアドレス数 最大20メールアドレス
送信可能なメールのサイズ 添付ファイルを含めて、最大約5MB
注意事項
● メーリングリストに登録できるアドレス数は、他のお客さまに影響が発生しないよう20アドレスに制限しています。
● メール送信時の「宛先」の件数は、メーリングリスト内に登録されているアドレスも含めて20件までとなります。
● メールサイズに関して、2.25GB/時間のメール送信があった場合は、スロットル制限が発動しますのでご注意ください。
● メーリングリストの中に、更にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。

2.3.2 メーリングリストの作成

メーリングリストの機能をご利用になるには、「メーリングリストの作成」と「メンバー登録」の2つの設定が必要となります。以降で設定手順についてご説明します。

1)コントロールパネルの左メニュー「メールサーバー」から[メーリングリスト]をクリックして、[新規作成]をクリックします。

手順1)の図

2)「メーリングリスト作成」画面が表示されたら、各項目を入力して、[保存]をクリックします。入力規則等は、後段の「入力項目について」を参照してください。

手順2)の図
入力項目について

①メーリングリスト名
登録するメーリングリスト名を入力します。

【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z)、 半角の数字、(0-9)、 一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字

②件名のプレフィックス
必要に応じて、メーリングリストに投稿した際に件名の先頭に追加される「文字列」を指定できます。(空欄のままでも保存可能です)

【使用できる文字種】
半角英数字(a-z, A-Z, 0-9)、 半角記号(# [ ] / \ < >を除く) 最大64文字

③通し番号の表示
このチェックボックスを ON に設定すると、メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に「通し番号」 を付与します。
※ 「通し番号の表示」 で、通し番号を表示しない場合でも、番号のカウントは実施されます。

④投稿可能なメンバー
メーリングリストへの投稿を許可する送信者を指定します。

●メンバーであれば誰でも投稿可能
メーリングリストに登録されているメールアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。

●管理者に承認されたメンバーのみ
登録済みのメールアドレスで、「許可された投稿者」 に指定されたメールアドレスのみ、メーリングリストへの投稿が可能になります。

●メンバーに関わらず誰でも投稿可能
メーリングリストへの登録状況に関係なく、あらゆるアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。ただし、登録している全メンバーが「投稿権あり」に設定されている必要があります。

  • 「投稿権なし」のメンバーを追加、もしくは既存メンバーを「投稿権なし」に変更すると、メーリングリストの設定が「管理者に承認されたメンバーのみ」に変更されます。この場合は、全メンバーを「投稿権あり」に設定した後で、メーリングリストの設定を「メンバーに関わらず誰でも投稿可能」に変更してください。
  • 全メンバーを「投稿権あり」に設定しただけでは、メーリングリストの設定は「メンバーであれば誰でも投稿可能」となります。

⑤メールの送信先
メーリングリストから配信されたメールの返信先を選択します。

●メーリングリスト名
 メーリングリストが指定されます。

●送信者
 メーリングリストへの投稿者が指定されます。

●特定のアドレス
 プルダウン下のテキストボックスに入力したメールアドレス宛に送信されます。
【使用できる文字種】
 半角英小文字 (a-z)、 半角の数字(0-9)、 一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字

注意事項
● メーリングリスト名は、登録済のユーザーIDと重複して作成することはできません。
● メーリングリスト名には、英大文字を使用できません。

3)メーリングリスト管理画面に、作成したメーリングリストが表示されます。
引き続き、「メールを受信するメンバー」を登録するには、作成したメーリングリストの[メンバー]をクリックしてください。

手順3)の図

4)「メンバー設定」画面が表示されたら、[メンバー(メールアドレス)の登録]に登録したいメールアドレスを入力して、[登録]をクリックします。

手順4)の図
項目説明
メンバー(メールアドレス)の登録● メールアドレスを入力して、[登録]をクリックすると、該当のメーリングリストにメールアドレスを追加できます。
● [投稿権をつける]にチェックを入れると、追加するメールアドレスに「許可された投稿者」の権限を付与できます。

【使用できる文字種】
半角英字(a-z) ,半角数字(0-9) ,一部の半角記号( _ – .) 最大64文字

5)「受信者が追加されました。」と表示され、「メンバー(メールアドレス)」欄に、登録したメールドアドレスが表示されたら完了です。

 ※ 登録するメンバーの数だけ、手順4)~5)を繰り返してください。

手順5)の図
アドバイス
メンバー登録するメールアドレスは、本サービスでご契約のドメイン以外のメールアドレスでも登録可能です。
注意事項
● メールアドレスを登録する際には、メールがループしないようご注意ください。
 ループとなった場合、エラーとなり正しく送信されない可能性があります。
● メーリングリストの中に、更にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。
● 登録するメールアドレスを入力する際は、お間違えのないようにご注意ください。

2.3.3 メーリングリストの設定変更

ここでは、登録済みのメーリングリストの設定を変更する手順をご説明します。

1)コントロールパネルの左メニュー「メールサーバー」から[メーリングリスト]をクリックして、設定変更を行うメーリングリストの[設定]をクリックします。

手順1)の図

2)メーリングリストの編集画面が表示されたら、設定を変更して、[保存]をクリックしてください。

 各項目の内容については、「2.3.2メーリングリストの作成」をご参照ください。

手順2)の図
注意事項
一度作成された[メーリングリスト名]を変更することはできません。
該当のメーリングリストを削除の上、再作成する必要があります。

2.3.4 メーリングリストメンバーの編集

登録済みのメーリングリストメンバーを編集するには、画面左のメニュー [メーリングリスト] から「メーリングリスト管理」画面を開き、変更するメーリングリストの [メンバー] をクリックして「メンバー設定」画面を開きます。

コンパネのメーリングリスト

(1)投稿権の変更

メンバー設定画面(メンバーリスト)で、[操作]欄の[投稿権をはずす/投稿権をつける]をクリックして、投稿権を変更できます。

手順(1)の図

(2)メンバー(メールアドレス)の削除

メンバー設定画面(メンバーリスト)で、削除したいメンバーの[削除]をクリックすると、削除できます。
チェックボックスで複数のメンバーを選択して、まとめて削除することも可能です。

手順(2)の図

2.3.5 メール不達時の動作

メールアドレスの登録ミスや削除などにより、メーリングリストの受信者に対して正常にメールが送信されない場合、該当のアドレスは、メーリングリストの受信メンバーから自動的に停止されます。

メール不達時の図

■アドレス停止の流れ
メール送信に失敗した回数がカウントされ、一定数に達すると該当アドレスへの配送を一時停止し、警告メールを7日おきに3回送付します。

■停止アドレスの復元について
アドレスが一時停止されると、メンバー設定画面(メンバーリスト)に、「一時停止中」の文字が表示されます。
該当アドレスを復元にするには、以下いずれかの作業を実施してください。

[1] 受信者による作業
該当アドレス宛に送付された警告メールに対し、件名や内容を変更せずにそのまま返信します。
※この方法は、受信者が警告メールを受信できた場合のみ可能です。
<例)  警告メール内容サンプル>

salesメーリングリストでの会員権が,一時的に停止されています.
停止解除の操作を行わなければ, このリストからのメールは受け取れません.
あと, 3回, これと同じ通知を発送しますが, それ以降は退会措置をとらせていただきます.

停止を解除するには, このメールに返信 (ただし, Subject: 行は変更しないでください)してください.

問題や質問があれば, リスト管理者宛にご連絡ください.

[2] 管理者による作業
コントロールパネルの「メンバー設定」画面で、メンバーリストから該当メールアドレスをいったん削除した後、再度登録してください。

アドバイス
受信者の一時停止時とメンバー削除時には、管理者宛にメールで通知されます。

2.3.6 メーリングリストの削除

ここでは、登録済みのメーリングリストの削除手順をご説明します。

1)コントロールパネルの左メニュー「メールサーバー」から[メーリングリスト]をクリックして、削除したいメーリングリストの[削除]をクリックします。

 ※ チェックボックスで複数選択して、まとめて削除することも可能です。

手順1)の図

2)確認メッセージが表示されたら、[OK]をクリックします。

手順2)の図

3)「選択されたリストは削除されました。」と表示され、一覧から該当のメーリングリストが消えていれば、削除完了です。

手順3)の図