2.3 メーリングリスト

2021年9月22日

2.3 メーリングリスト

2.3.1 メーリングリストの概要

メーリングリストとは、複数のメールアドレスに向けて一斉にメールを配信する機能のことです。
たとえば、組織内の「営業担当」「開発担当」といったチームに対して、それぞれメーリングリストを作成し、そこに該当するメンバー全員のメールアドレスを登録すると、1つのメールアドレスにメールを送信する操作で、登録メンバー全員に向けてメールを送信できます。

2.3.1メーリングリストの図

※ メーリングリストの管理は、コントロールパネルで行います。

本サービスで作成できるメーリングリストの概要は、以下になります。

基本機能
作成できるメーリングリスト数 最大400件
メーリングリストに登録できるアドレス数 最大4000メールアドレス
送信可能なメールのサイズ 添付ファイルを含めて、最大約30MB
注意事項
● メーリングリストの中に、更にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しない場合があります。

2.3.2 メーリングリストの作成

メーリングリストの機能をご利用になるには、「メーリングリストの作成」と「メンバー登録」の2つの設定が必要となります。以降で設定手順についてご説明します。

1)コントロールパネルの左メニュー「メールサーバー」から[メーリングリスト]をクリックして、[新規作成]をクリックします。

手順1)の図

2)メーリングリスト作成の画面が表示されたら、各項目を入力し、[保存]をクリックしてください。

入力規則等は、後段の「入力項目について」の表を参照してください。

手順2)の図
入力項目について

①メーリングリスト名
■登録するメーリングリスト名を入力します。
【使用できる文字種】
半角英小文字 (a-z)、 半角の数字、(0-9)、 一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字

②件名のプレフィックス
■メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に追加される文字列を指定します。
【使用できる文字種】
半角英数字(a-z, A-Z, 0-9)、 半角記号(# [ ] / \ < >を除く) 最大64文字

③通し番号の表示
■このチェックボックスを ON に設定すると、メーリングリストに投稿したとき、件名の先頭に「通し番号」 を付与します。
「通し番号の表示」 で、通し番号を表示しない場合でも、番号のカウントは実施されます。

④投稿可能なメンバー
■メーリングリストへの投稿を許可する送信者を指定します。

・メンバーであれば誰でも投稿可能
 メーリングリストに登録されているメールアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。

・管理者に承認されたメンバーのみ
 登録済みのメールアドレスで、「許可された投稿者」 に指定されたメールアドレスのみ、メーリングリストへの投稿が可能になります。

・メンバーに関わらず誰でも投稿可能
 メーリングリストへの登録状況や権限の付与に関係なく、あらゆるアドレスから、メーリングリストへの投稿が可能になります。
 ※ 投稿権有りのメンバーを追加、もしくは既存メンバーの権限を投稿権有りに変更すると、メーリングリストの設定が「メンバーのみ送信可能」に変更されます。また、この状態で追加したメンバーに投稿権を付与すると「メンバーにかかわらず誰でも投稿可能」に変化します。

⑤メールの送信先
■メーリングリストから配信されたメールの返信先を選択します。

・メーリングリスト名
 メーリングリストが指定されます。

・送信者
 メーリングリストへの投稿者が指定されます。

・特定のアドレス
 プルダウン下のテキストボックスに入力したメールアドレス宛に送信されます。
【使用できる文字種】
 半角英小文字 (a-z)、 半角の数字(0-9)、 一部の半角記号( – _ . ) 最大64文字

注意事項
● メーリングリスト名は、登録済のユーザーIDと重複して作成することはできません。
● メーリングリスト名に英大文字を使用することはできません。
● 件名のプレフィックスを空欄にすることはできません。

3)メーリングリスト管理画面に、作成したメーリングリストが表示されます。
続けて、作成したメーリングリストに「メールを受信するメンバー」を登録する為、[メンバー]をクリックしてください。

手順3)の図

4)「メンバー設定」画面が表示されたら、[メンバー(メールアドレス)の登録]に登録したいメールアドレスを入力して、[登録]をクリックします。

※ 必要に応じて、[投稿権をつける]にチェックを入れてください。

手順4)の図
項目説明
メンバー(メールアドレス)の登録● メールアドレスを入力して、[登録]をクリックすると、該当のメーリングリストにメールアドレスを追加できます。
● [投稿権をつける]にチェックを入れると、追加するメールアドレスに「許可された投稿者」の権限を付与できます。

【使用できる文字種】
半角英字(a-z) ,半角数字(0-9) ,一部の半角記号( _ – .) 最大64文字
アドバイス
「投稿権」とは
メーリングリストを作成する際に[投稿可能なメンバー]を[管理者に承認されたメンバーのみ]に設定した場合は、メンバー登録時に[投稿権]を付与したメンバーのみが、メーリングリストへの投稿が可能となります。
投稿権が付与されていないメールアドレスからメーリングリストに送信された場合は、送信元にエラーが返ります。

5)「受信者が追加されました。」と表示され、メンバー(メールアドレス)欄に、登録したメールアドレスが表示されたら完了です。

手順5)の図
注意事項
● メールアドレスを登録される際に、メールがループしないようご注意ください。
  ループとなった場合、エラーとなり正しく送信されない可能性があります。
● メーリングリストの中に、更にメーリングリストのアドレスを登録すると、正常に動作しません。
● 登録するメールアドレスはお間違えのないように、入力してください。

2.3.3 メーリングリストの設定変更

1)コントロールパネルの[メーリングリスト]から、設定変更を行うメーリングリストの[設定]をクリックします。

手順1)の図

2)メーリングリスト編集の画面が表示されたら、設定を変更し、[保存]をクリックしてください。

 各項目の内容については、「2.3.2 メーリングリストの作成」 をご参照ください。

手順2)の図
注意事項
一度作成されたメーリングリストの名前を変更することはできません。
該当のメーリングリストを削除の上、再作成が必要です。

2.3.4 メンバーの編集

(1)投稿権の編集について

①コントロールパネルの [メーリングリスト] から、設定変更を行うメーリングリストの [メンバー] をクリックします。
投稿権①の図
②[操作]の[投稿権をはずす/投稿権をつける]をクリックすると、投稿権を変更できます。
投稿権②の図

(2)メンバーの削除

削除したいメンバーの[削除]ボタンをクリックするか、チェックボックスで複数のメンバーを選択して一括削除ができます。

メンバー削除の図

※削除の確認メッセージが表示されたら[OK]をクリックしてください。

メンバー削除の図

2.3.5 メール不達時の動作

メールアドレスの登録ミスや削除などにより、メーリングリストの受信者に対して正常にメールが送信されない場合、該当のアドレスは、メーリングリストの受信メンバーから自動的に停止されます。

メール不達時の図

■アドレス停止の流れ
メール送信に失敗した回数がカウントされ、一定数に達すると該当アドレスへの配送を一時停止し、警告メールを7日おきに3回送付します。

■停止アドレスの復元について
アドレスが一時停止されると、コントロールパネルの 受信者リスト画面に、「一時停止中」 の文字が表示されます。
該当アドレスを復元にするには、以下いずれかの作業を実施してください。

[1] 受信者による作業
該当アドレス宛に送付された警告メールに対し、件名や内容を変更せずにそのまま返信します。
※この方法は、受信者が警告メールを受信できた場合のみ可能です。
<例)  警告メール内容サンプル>

onlineshopメーリングリストでの会員権が,一時的に停止されています.

停止解除の操作を行わなければ, このリストからのメールは受け取れません. あと3回これと同じ通知を発送しますが, それ以降は退会措置をとらせていただきます.

停止を解除するには, このメールに返信 (ただし, Subject: 行は変更しないでください)してください.

問題や質問があれば, リスト管理者宛にご連絡ください.

[2] 管理者による作業
コントロールパネルの「受信者リストの編集」画面で、該当メールアドレスを受信者から削除した後、再度登録してください。

アドバイス
受信者の一時停止時とメンバー削除時には、管理者宛にメールで通知されます。